Ransomware, gestohlene Zugangsdaten, manipulierte Rechnungen: Hinter den meisten Sicherheitsvorfällen im Mittelstand steht keine hochkomplexe Technik, sondern eine E-Mail, auf die jemand geklickt hat. Phishing ist deshalb erfolgreich, weil es nicht Systeme angreift, sondern Gewohnheiten – Zeitdruck, Hilfsbereitschaft, Respekt vor dem Chef. Die folgenden sieben Merkmale helfen, verdächtige Nachrichten zu erkennen, bevor es zu spät ist.

1. Der Absender passt nicht zur Adresse

Der angezeigte Name lässt sich frei wählen. „Max Mustermann – Geschäftsführung“ kann von jeder beliebigen Adresse kommen. Prüfen Sie die tatsächliche E-Mail-Adresse, nicht den Namen. Achten Sie auf vertauschte Buchstaben (rn statt m), zusätzliche Wörter (firma-rechnung.de statt firma.de) und fremde Domains hinter bekannten Namen.

2. Zeitdruck und Drohungen

„Ihr Konto wird in 24 Stunden gesperrt.“ „Die Zahlung muss heute noch raus.“ Dringlichkeit ist das wichtigste Werkzeug der Angreifer, weil sie das Nachdenken abschaltet. Seriöse Absender setzen selten Fristen von wenigen Stunden – und wenn, dann nicht ausschließlich per E-Mail.

3. Ungewöhnliche Bitten von bekannten Personen

Der Geschäftsführer bittet per E-Mail um den Kauf von Gutscheinkarten. Die Buchhaltung soll kurzfristig eine Kontonummer ändern. Ein Kollege braucht dringend Zugangsdaten. Solche Anfragen sind typisch für CEO-Fraud und Business E-Mail Compromise. Die Regel: Ungewöhnliche Anfragen immer über einen zweiten Kanal bestätigen – Anruf, persönlich, Chat.

Fahren Sie mit der Maus über einen Link, ohne zu klicken: Die Zieladresse erscheint unten im Browser oder E-Mail-Programm. Weicht sie vom angezeigten Text ab oder führt sie zu Kurz-URLs und unbekannten Domains, ist Vorsicht geboten. Auf dem Smartphone hilft langes Drücken auf den Link.

5. Anhänge, die niemand erwartet

Rechnungen, Bewerbungen, Lieferscheine – Angreifer nutzen genau die Dokumente, die im Arbeitsalltag normal sind. Besonders riskant sind Office-Dateien mit Makros, ZIP-Archive und ausführbare Dateien, die als PDF getarnt sind. Ein unerwarteter Anhang ist ein Grund nachzufragen, nicht zu öffnen.

6. Anmeldeseiten außerhalb der gewohnten Umgebung

Eine E-Mail führt zu einer Login-Seite, die aussieht wie Microsoft 365, die Bank oder das Kundenportal. Prüfen Sie die Adresszeile: Stimmt die Domain exakt? Ist die Verbindung verschlüsselt? Im Zweifel geben Sie die Adresse des Dienstes selbst im Browser ein, statt dem Link zu folgen.

7. Kleine Fehler im Gesamtbild

Sprachliche Fehler sind seltener geworden, seit Angreifer KI-Werkzeuge nutzen. Was bleibt: unpassende Anrede, fehlende Signatur, fremdes Logo in schlechter Auflösung, Absendezeiten mitten in der Nacht, eine Nachricht auf Deutsch von einem Unternehmen, das sonst auf Englisch kommuniziert. Vertrauen Sie dem Gefühl, dass etwas nicht stimmt.

Was im Zweifel zu tun ist

Nicht klicken, nicht antworten, nicht weiterleiten – sondern melden.

Legen Sie einen einfachen Meldeweg fest, etwa eine Adresse wie phishing@ihre-firma.de oder den Melden-Button im E-Mail-Programm, und machen Sie klar, dass Meldungen erwünscht sind – auch bei Fehlalarmen. Wer bereits geklickt oder Daten eingegeben hat, sollte sofort die IT informieren und das Passwort ändern. Jede Minute zählt, und niemand sollte Angst vor Konsequenzen haben: Ein gemeldeter Fehler ist ein beherrschbarer Vorfall, ein verschwiegener wird zur Krise.

Technik, die den Menschen entlastet

Awareness ersetzt keine technischen Maßnahmen. Multi-Faktor-Authentifizierung macht gestohlene Passwörter weitgehend wertlos. Externe E-Mails lassen sich mit einem Hinweis-Banner kennzeichnen. SPF, DKIM und DMARC verhindern, dass Angreifer Ihre eigene Domain fälschen. Und regelmäßige, faire Phishing-Simulationen zeigen, wo das Team steht – ohne Bloßstellung, aber mit messbarem Fortschritt.